Bygga en intern kunskapsbank som faktiskt används
Nästan varje organisation har försökt en gång. En wiki, en delad mapp, ett intranät med en sökruta. De flesta står övergivna efter arton månader. Det beror sällan på verktyget.
Misslyckandet är tyst och ser ut som framgång
En samling som växer, som har innehåll och som ingen öppnar rapporterar friskt på varje mätvärde som finns. Antal sidor säger ingenting om värde. Det som säger något är om någon hittade ett svar, och det mäter nästan ingen — delvis för att det är svårt, delvis för att en logg över vad enskilda medarbetare sökt på är en personuppgiftssamling om de anställda.
Skrivandet måste falla ut ur arbetet
Kunskap som kräver att någon sätter sig ner och dokumenterar blir inte dokumenterad. Kunskap som uppstår som en biprodukt av arbete som ändå görs blir det. Ett svar på ett mejl är redan skrivet, redan genomtänkt och redan formulerat för en läsare — det är den billigaste kunskapskällan en organisation har, och den kastas varje dag.
Den som söker och den som skrev talar olika svenska
Värdet på en text är begränsat av att någon råkar tänka på rätt ord. Författaren skrev 'ersättning vid sjukdom', den som söker skriver 'sjuklön'. Det är därför ett etikettsystem är mer än ordning och reda, och därför sökningen ska vara förlåtande snarare än smart: svenska skrivs i bestämd form och som sammansättningar, och delsträngsökning träffar det som stamning missar.
Något måste tvinga fram revidering
En samling som ingen rör blir gammal utan att någon märker det. Ge varje text ett datum då den ska granskas och ett namngivet ansvar — en funktion, inte en person, eftersom personer byter tjänst. Det som inte granskats i tid ska synas som just det. Poängen är inte kontrollen i sig utan att samlingen fortsätter vara något som revideras, i stället för något som en gång skrevs.
Kollektivt, inte personligt
Frestelsen att räkna vem som bidragit mest är stor och den förstör samlingen. Så fort bidrag blir merit blir texter revirmarkeringar och den som ser ett fel i någon annans text låter bli att rätta det. Spårbarhet i historiken, ja — poängtavlor, nej.
Kort sagt
En kunskapsbank håller om skrivandet faller ut ur befintligt arbete, om det går att hitta med fel ord, om något tvingar fram revidering och om ingen äger något. Verktyget är den minsta delen av det.